Aktualności

Konferencje naukowe krajowe/wyjazd służbowy krajowy

1. Złożenie przez pracownika wniosku o zgodę do przewodniczącego rady dyscypliny na udział i pokrycie kosztów – wniosek powinien zawierać:
   1. dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
   2. tytuł konferencji/cel wyjazdu służbowego,
   3. miejsce i termin konferencji/wyjazdu,
   4. informacja na temat środka lub środków transportu, 
   5. termin wniesienia oraz kwotę opłaty konferencyjnej, pełna nazwa odbiorcy, adres odbiorcy, NIP odbiorcy, nazwa banku i numer konta, SWIFT (dla odbiorcy zagranicznego), tytuł przelewu, informacja o trybie uczestnictwa w konferencji (zdalny/stacjonarny, z wygłoszeniem referatu/publikacją lub bez),
   6. inne koszty związane z udziałem/wyjazdem, w tym: biletów, noclegów, koszty dojazdu itp.,
   7. dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.
2. Wniosek należy przekazać do Biura Obsługi Rad Dyscyplin (BORD) na co najmniej 7 dni roboczych przed terminem płatności. Dysponent środków opiniuje wniosek złożony w BORD.
3. Każdy pracownik ma obowiązek uzyskania u organizatorów konferencji oryginału faktury, którą  dostarcza do BORD.

Konferencje naukowe zagraniczne

1. Dla konferencji zagranicznych obowiązujący jest wniosek i procedura zgodna z Zarządzeniem Nr 1340/2019/2020 z dn. 9.12.2019 r. w sprawie zmiany Regulaminu służbowych wyjazdów zagranicznych – delegacji w UBB.
2. Każdy  pracownik ma obowiązek uzyskania u organizatorów konferencji oryginału faktury, którą  dostarcza do BORD.

Wydanie publikacji /druk monografii

1. Złożenie przez pracownika wniosku o zgodę do przewodniczącego rady dyscypliny na wydanie i pokrycie kosztów publikacji/druk monografii – wniosek powinien zawierać:
   1. dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
   2. tytuł publikacji/monografii,
   3. tytuł czasopisma/wydawnictwa, w którym chce publikować autor,
   4. planowane koszty wydania/druku,
   5. planowany termin publikacji/druku,
   6. dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.
2. Podpisany wniosek powinien być złożony w BORD co najmniej na 14 dni roboczych przed planowanym terminem publikacji.
3. W przypadku wydania monografii w Wydawnictwie Naukowym UBB obowiązuje postępowanie zgodne z regulaminem Wydawnictwa.
4. Jeżeli to konieczne BORD przygotowuje wniosek do zamówień publicznych.
5. Każdy  pracownik ma obowiązek uzyskania oryginału faktury, którą  dostarcza do BORD.

Zakup materiałów,  środków trwałych

1. Złożenie przez pracownika wniosku o zgodę do przewodniczącego rady dyscypliny na wydanie i pokrycie kosztów zakupu materiałów, sprzętu itp. – wniosek powinien zawierać:
   1. dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
   2. specyfikację planowanego zakupu (w tym nazwę, parametry techniczne, liczbę sztuk, szacowanie ceny (u przynajmniej trzech możliwych dostawców, w przypadku niemożności znalezienia na rynku trzech dostawców wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia),
   3. koszt planowanego zakupu w kwocie brutto i netto,
   4. uzasadnienie merytoryczne/cel zakupu,
   5. planowany termin realizacji,
   6. dane dostawcy niezbędne do sporządzenia umowy (w przypadku zakupu pow. 50 000 zł brutto),
   7. dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.
2. Podpisany wniosek powinien być złożony w BORD co najmniej na 14 dni roboczych przed planowanym terminem zakupu (nie dotyczy awarii).
3. Jeżeli to konieczne BORD przygotowuje wniosek do zamówień publicznych.
4. Po otrzymaniu odpowiedzi z zamówień publicznych, BORD wysyła jej skan do wnioskodawcy zakupu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury zakupu ściśle według wskazań na odpowiedzi z zamówień publicznych.
5. Jeśli procedura zakupu wymaga zawarcia umowy między dostawcą a UBB, należy ją zawrzeć posługując się wzorem umowy dostawcy lub wzorem umowy obowiązującym na UBB.
6. Notatkę z rozeznania cenowego przygotowuje wnioskodawca.
7. Po dokonaniu zakupu pracownik jest zobowiązany dostarczyć fakturę do BORD wraz z wymaganymi do procedury zakupu dokumentami, w przypadku zakupu środków trwałych wraz z informacją o:
   1. jednostce, która przyjmie środek na stan inwentarzowy,
   2. osobie odpowiedzialnej materialnie.

Wykonanie usług (tłumaczenia, korekty językowej, szkoleniowej, statystycznej, wykonania recenzji, itp.)

1. Złożenie przez pracownika wniosku o zgodę do przewodniczącego rady dyscypliny na wykonanie usługi – wniosek powinien zawierać:
   1. dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
   2. szacowanie ceny (u przynajmniej trzech możliwych dostawców, w przypadku niemożności znalezienia na rynku trzech dostawców wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia),
   3. koszt planowanej usługi w kwocie brutto i netto,
   4. uzasadnienie merytoryczne/cel wykonania usługi,
   5. planowany termin realizacji,
   6. informacja o tym, czy do wykonania usługi należy zawrzeć umowę o dzieło/umowę zlecenia,
   7. dane niezbędne do zawarcia umowy: imię i nazwisko, nr telefonu, e-mail, nr PESEL, dokładny adres zamieszkania, Urząd skarbowy podatnika, zakres prac, zakres dat wykonania prac, numer konta) – w przypadku konieczności zawarcia umowy o dzieło/umowy zlecenia.
   8. dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.
2. Podpisany wniosek powinien być złożony w BORD co najmniej na 14 dni roboczych przed planowanym terminem wykonania usługi/ daty zawarcia umowy (nie dotyczy awarii).
3. Jeżeli to konieczne BORD przygotowuje wniosek do zamówień publicznych.
4. Po otrzymaniu odpowiedzi z zamówień publicznych, BORD wysyła jej skan do wnioskodawcy. Wnioskodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury zamówienia usługi ściśle według wskazań na odpowiedzi z zamówień publicznych.
5. Notatkę z rozeznania cenowego przygotowuje wnioskodawca.
6. Po wykonaniu usługi pracownik jest zobowiązany dostarczyć fakturę do BORD wraz z wymaganymi do procedury zamówienia usługi dokumentami.

Wykonanie usług doradztwa w zakresie patentów i praw autorskich

1. Złożenie przez pracownika wniosku o zgodę do przewodniczącego rady dyscypliny na wykonanie usługi – wniosek powinien zawierać:
   1. dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
   2. szacowanie ceny (u przynajmniej trzech możliwych dostawców, w przypadku niemożności znalezienia na rynku trzech dostawców wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia),
   3. koszt planowanej usługi w kwocie brutto i netto,
   4. uzasadnienie merytoryczne/cel wykonania usługi,
   5. planowany termin realizacji,
   6. informacja o tym, czy do wykonania usługi należy zawrzeć umowę o dzieło/umowę zlecenia,
   7. dane niezbędne do zawarcia umowy: imię i nazwisko, nr telefonu, e-mail, nr PESEL, dokładny adres zamieszkania, Urząd skarbowy podatnika, zakres prac, zakres dat wykonania prac, numer konta) – w przypadku konieczności zawarcia umowy o dzieło/umowy zlecenia.
   8. dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.

Uwagi końcowe

• Aby przyspieszyć proces Wnioski ze zgodą przewodniczącego mogą być przesyłane w formie elektronicznej na adres mailowy: nauka@ubb.edu.pl.
• Płatności realizowane z kont prywatnych pracowników/członków Rad Dyscyplin nie będą podlegały zwrotowi.