Pracownik najpóźniej na 10 dni przed planowanym wyjazdem służbowbym składa w DNiWZ wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy – delegację podpisany przez siebie (osobę delegowaną) – wniosek powinien zawierać:
- dane osobowe pracownika (imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu, reprezentowaną dyscyplinę),
- cel wyjazdu służbowego
- miejsce i termin wyjazdu
- informacja na temat środka lub środków transportu (w przypadku wyjazdu służbowego samochodem prywatnym należy złożyć pismo do Rektora UBB o wyrażenie zgody na użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych).
- termin ewentualnego wniesienia opłaty konferencyjnej wraz z kwotę, pełna nazwa odbiorcy, adres odbiorcy, NIP odbiorcy, nazwę banku i numer konta, SWIFT (dla odbiorcy zagranicznego), tytuł przelewu, informacja o trybie uczestnictwa w konferencji (zdalny/stacjonarny, z wygłoszeniem referatu/publikacją lub bez),
- dodatkowe informacje zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach poszczególnych dyscyplin.
Wszelkie działania związane z realizacją wyjazdu, zwłaszcza zobowiązania finansowe, można rozpocząć dopiero po wyrażeniu przez dysyponenta środków lub Prorektora ds. Nauki i Współpracy Zewnętrznej zgody na wyjazd.
Każdy pracownik ma obowiązek uzyskania u organizatorów konferencji oryginału faktury, którą dostarcza do BORD w terminie 30 dni.
Formalności po powrocie:
- Po powrocie z wyjazdu służbowego delegowany/a zobowiązuje się rozliczyć w ciągu 14 dni od daty zakończenia wyjazdu służbowego.
- W celu rozliczenia należy załączyć dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki – opisane zgodnie z obowiązującymi na UBB zasadami opisu dokumentów księgowych oraz podpisane przez upoważnione osoby – a także „Oświadczenie osoby delegowanej dotyczące wyjazdu – delegacji”.
- W przypadku wyjazdu prywatnym pojazdem, do rozliczenia konieczne jest także dołączenie druku „Ewidencji przebiegu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy”.
